業務が逼迫してミスが多くなってきた場合の根本的解決方法を教えます

ジャージーみるく

仕事でミスやっちゃって、今後はミスしないようにチェックを徹底してるんだけどやっぱりミスが起きちゃうんだよね。

ミスが起きた時に対策を練ることは大切だけど、それよりも重要なのは「時間を捻出」することなんです。

ミスが起こる原因

ミスが起こる原因って何なんでしょう？
一般的な視点から言うならば、以下のような点を挙げることができます。

よくあるパターンとしてはこの2点でしょうか。
ミスっていうのは起きたあとのことが重要です。今後ミスを発生させないために、あなたならどうしていますか？

次回以降ミスを発生させないように、ミス回避のスキームを構築しますよね。

上記➀のミスは自分の気持ちの問題になっていますが、➁については違います。
この➁が相当厄介なんです。中々改善がムツカシイ箇所になります。

今回はこの➁に注目してこの後も話を進めていきます。

まず、ミスした場合の行動として、上記に挙げたような「ミス回避のスキーム」というのは確かに必要なんですが、ただし100%正しいやり方とも言えません。

一体どういうことなのか？みていきましょう。

どうしたらミスを回避できるの？

仕事でミスをおかした場合、金輪際ミスを発生させないようにしっかりとミス回避のスキームを考えますよね。
例えば、発注数の桁を一桁間違えて多く注文してしまったとか・・・。
例で挙げているだけなのに、想像するだけでも恐ろしいですよね。

こうしたミスを回避するためには、発注前に別の人が誤りないかどうかを1つ1つ徹底的にダブルチェックをする等の方法を取り入れますよね。

ジャージーみるく

ミスが「起きる前」と「起きた後」を比較してみてみると、何が違うと思いますか？

もも

んーと、「ダブルチェックをしっかりとしているか、していないか」の違いですかね。

ジャージーみるく

ピンポーン、正解です！でも、それ以外にもう1つ重要な違いがあります。
それは何かというと・・・

工数、つまり時間です。

どういうことかといいますと、「ダブルチェック」という工程が増えることで、今まで以上に多くの工数が発生することになります。

で、工数が増えるということはその分時間がかかるってことです。
ただでさえ仕事が逼迫しているのに、今まで以上に時間がかかるようなことをして、本当にミスがなくなるのか？

これ、今1度よく考えてみてください。

重要だからもう1度いいますよ？
今まで以上に時間がかかるようなことをして、本当にミスがなくなるのか？

業務が逼迫しているっていうことは、普段から残業も発生していることが想定されます。

残業が発生しているということは、精神的な面からみても嬉しいことではないですよね？
どちらかというと、ネガティブな感情が生じます。

「はぁ～ただでさえ残業しないと仕事終わらないのに、ダブルチェックを全部徹底的にやるとか俺は一体いつになったら帰れるの？」
「もう本当に面倒くさいんだけど・・・」って。

そんな気分になりますよ。
恐らくこのままダブルチェックを徹底して業務をおこなったとしても、どこかでまたミスがでます。

だって、精神がまったく安定していないんですもん。

• 業務が逼迫している
• 逼迫しているから精神は穏やかじゃない

こんな状況で、ミスが起こることなく仕事が上手くいくわけないんです。
それはリアルに経験しているあなたなら、余計に分かることなんじゃないでしょうか。

じゃぁ、一体どうすればいいのか？
根本を解決するには何をしたらいいのか？

はい、ここで再び結論をいいます。
冒頭でもいいましたが、最も必要なことは時間を捻出することです。

ミスが増えた時こそ時間を捻出する

ここが最も重要な章になります。
「ミスしたときこそ、時間を捻出せよ！」です。

言いたいことの意味はわかりますよね？
業務が逼迫して、仕事全体に目が行き届かなくなってしまったためミスは発生します。

だから、そのミスを回避するためには、ゆとりのある時間を捻出することなんです。
ダブルチェック等のそういった行動も確かに重要です。

しかしそれは、あくまでも時間があってこそ意味のある行動になるのです。
最も重要なのは時間をつくることです。

「簡単に言ってくれるなよ！」って思うかもしれませんが、これが事実である以上いくらでも僕は言い続けます。

時間を捻出する方法

とはいえ、いきなり時間を作れ！なんて言われても到底無理な話なのは僕も分かっています。

まず、時間を捻出することができるのか、あるいは本当にできないのかをじっくりと考える必要があります。
どのようにじっくりと考えていけばいいのか？

それは、あなたの業務、あるいはあなたのチームの業務を1から全て洗い出すことから始めてください。
その中から、工数の削れるところがないかどうかを考えていくのです。

こんな感じです。

このような各々の作業って正直面倒なのでできればやりたくありません。
でもやらないと、根本解決には繋がらないので、自分が楽をしたいのであれば絶対にやった方が良いですよ。

ミスが増えてきた場合の根本的解決-まとめ-

多くの場合が「ミスが起きた＝ミスを回避するスキームを取り入れる」ということに囚われがちです。

上記でも言いましたが、決して間違ってはいません。
間違っていはいないのですが、根本解決には至りません。

ミスが起きた場合は、あなたの業務、またはあなたのチーム内において「業務の逼迫」が生じていないかどうかを確認してみてください。
もしも業務逼迫が原因であれば、その逼迫を解消することを最優先して行動してください。

やり方は上記で解説をしました「業務の洗い出しと改善➀～➄」です。

じゃないと、あなたのチームもそうですが、何よりもあなた自身が苦しむばかりです。
人生において、精神的ストレスはただの苦しみでしかありません。

どうか、あなたの仕事がスムーズにまわりますように僕も祈っていますね。